Hallo zusammen

Wie erziehe ich meinen Chef (Verkauf und Avor) zu besserer Arbeitsvorbereitung? Ist sehr, sehr ernst gemeint.
Ich habe seit dem Wechsel unseres Geschäftsleiters das Problem, dass immer häufiger nur halbwegs ausgearbeitete Aufträge in der Vorstufe landen. Irgend etwas fehlt fast immer. Seien es Manuskripte, Grafiken, Fotos usw. Fehlende oder falsche Angaben auf der Lauftasche kommen hinzu. Der Auftrag verlässt das Büro Avor, bevor alle Unterlagen zusammen sind. Mir kommt es oft vor, als dass ein Auftrag erst in der Vorstufe richtig avorbereitet wird. Ich brauche wohl nicht zu erwähnen, dass die Fehlerquote in der Vorstufe hoch ist.
Ich hatte gerade heute wieder eine boshafte Auseinandersetzung deswegen. Bin ich zu anspruchsvoll oder der neue Chef zu "was weiss ich"?
Habt ihr mir Tipps? Vielleicht eine Art Checkliste, wie eine Avor auszuarbeiten ist, die ich dem Chef unter die Nase halten kann? Ich freue mich auf eure Anregungen.

Danke schon mal im voraus und viele Grüsse

Ryma

PS: Ich wusste nicht recht, wohin mit dieser Nachricht. Weil ich aber öfters hier als Hilfesuchender vertreten bin und wir mit wenigen Ausnahmen fast ausschliesslich mit QXP produzieren, werdet ihr mir das sicher gutheissen. OK?

Obwohl seinerzeit viel über ein ISO-Zertifizierung gelästert wurde, kann man damit viel zur Organisation von Arbeitsabläufen beitragen: und wenn es nur dazu dient, eben diese zu überdenken.
Natürlich geht das auch ohne ISO-Zertifizierung nur ist das evtl. ein Argument (gehörte früher mal zum guten Ton einer Firma; ich weiss nicht, wie das heute ist) für die GL sich mal über Arbeitsabläufe und deren Organisation Gedanken zu machen, bzw. Zeit und auch Geld zu investieren.
Im Zuge dieses Prozesses werden dann nach der Festlegen der Abläufe Checklisten und ähnliche Kontrollmechanismen erstellt und eingeführt. Hoffentlich halten sich dann auch alle daran?!

Hallo Robinson

Kenne ich alles. Wir sind ISO-zertifiziert. Kaum zu glauben, gell? Ich meine aber, wir haben die Zertifizierung nicht mehr verdient. Ein derart chaotisch geführter Betrieb verdient keine Zertifizierung. Die Zertifizierung haben wir noch mit dem "alten" Chef in Schwerarbeit erarbeitet. Was sich aber auch bezahlt gemacht hat. Jetzt ist alles zunichte. Dem neuen Chef ist dies alles zu aufwändig. Bereits zweimal hat er sich beim jährlichen (Zwischen)Audit durchgemogelt. Etwa elf Monate lang wird gewerkelt wie zuvor beschrieben. Ein paar Wochen vor dem Audit wird dann gebüffelt und vorbereitet - nur der Etikette wegen. Das vom Auditor durchgeführte Audit wird vom Chef begleitet, damit kein Mitarbeiter in die Versuchung geraten soll, was falsches zu sagen. Der Chef ist ansonsten ein lieber, guter Mann, jedoch ein Besserwisser und Chaot allerersten Ranges.

Grüsse, Ryma

Na denn!
Kenne ich auch. Da weiss ich auch nicht weiter.
Wie gross ist denn die Firma? Gehört der chaotische Chef zur GL? Wenn nicht, könnte man auf höherer Ebene evtl. was machen (wenn man Mut hat). Mich hat etwas Ähnliches eine gute Stellung gekostet; das nur so am Rande.

Hallo Robinson

Ca. 25 Pers. (inkl. Putzfrau). Gehört zur GL, bzw. ist der GL. Den Mut hätte ich schon. So weit will ichs aber nicht kommen lassen. Ich dachte halt, ich erhalte von Lesern des Forums hier Vorschläge/Beispiele/ne Art Checkliste, wie der Arbeitsablauf bzw. die Avor in ihrem Betrieb geregelt ist. Ich denke, wenn die Vorstufe nicht bloss ein paar Meter vom Avor-Büro entfernt wäre, könnte man ja nicht immerzu hin- und herpendeln, um Abklärungen treffen zu müssen. Oder ist das bei euch auch so. In einem Grossbetrieb muss dies doch sicher besser geregelt sein, denke ich mal.
Aber schlussendlich weiss ich, dass der Chef immer recht hat, auch wenn er nicht recht hat?!

Grüsse, Ryma

Warum willst du noch mehr Checklisten. Wie du selber schreibst, seid ihr ISO-zertifiziert, also habt ihr mal solche Checklisten erstellt und Arbeitsabläufe festgelegt. So wie ich deine Frage interpretiere, ist das Problem dein Chef, der sich nicht an die Abläufe hält. Da kann man ja wirklich nichts tun. Und wenn die GL noch viel Geld für die Zertifizierung bezahlt hat, frage ich mich dann schon über den Nutzen einer solchen Sache: oder sehen die Verantwortlichen das ISO-Zertifikat wirklich nur als Marketing-Gag und erkennen nicht den Nutzen, den man aus einer Überarbeitung der Arbeitsflüsse ziehen könnte.

Ich will nicht mehr Checklisten (die kommen aber eh nicht mehr zur Anwendung), sondern glaubte zu erfahren, wie bei euch ein Auftrag abläuft, um daraus evtl. Nutzen zu ziehen. Das ISO-Zertifikat ist m.E. tatsächlich nur als Marketing-Gag zu verstehen. Jedenfalls bei uns ist es seit dem Wechel des GL tatsächlich so.
Ich will mit meiner Aussage andern nicht ans Bein pinkeln, die die Zertifizierung in ihren Workflow miteingebunden haben und das Managementsystem tatsächlich "leben".

Grüsse, Ryma

hallo zämme

sehr erleichternd zu lesen, dass das chaos nicht nur bei uns in der oberen etage herrscht. ich glaube, das problem ist in dem technischen nichtverständnis der herren zu suchen. wie oft haben wir schon darauf bestanden, bei kundendaten einen (nicht mal farbverbindlichen) farbausdruck mitgeliefert zu bekommen... leider wird das beim kunden zu wenig fest verlangt. so lange der chefe nicht auf dem - annähernd - selben stand in den technischen belangen ist, so lange müssen wir jeden tag für irgendwelche logos etc. kämpfen. - leider

griessli
polygraf didi

auch ernst gemeint:
jeden fehlerhaften Auftrag konsequent zurück zur AV mit der Bitte, die offenen Punkte zu klären. Wenn dadurch ein Liefertermin gefährdet ist: durchhalten und konsequent bleiben.
Wenn das wirklich bei jedem zweiten so ist, dann werden die irgendwann ganz schön genervt sein - vielleicht wachen sie dann auf !

Dann nach vier Wochen ein Gespräch suchen. Richtig offiziell mit Terminwunsch bei der Sekretärin des Chefs. Thema: Mehrarbeit und Fehlerquellen der letzten vier Wochen. In dem Gespräch legst du ein eigens angefertigtes Protokoll vor, mit den Aufträgen und den fehlenden Unterlagen hierzu. Dazu die verbratene Zeit multipliziert mit eurem Stundensatz.

Die GL wird ja nur wach, wenn es um Kosten geht. Danach Lösungsvorschläge unterbreiten - also konstruktiv das Gespräch führen, nicht destruktiv. Du weißt ja, wie es besser geht - siehe dein alter Chef.

Dazu braucht man KEINEN besonderen Mut. Das sollte immer möglich sein.
Wenn nicht, stimmt was im Betriebsklima bzw. im Führungsstil NICHT !!!
Dann würde ich meine Konsequenzen ziehen.