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4 Lesezeichen für excel

Automatisierung, Verknüpfung mit Excel
Die "Preisschilder" (Textrahmen) sind alle identisch formatiert. Jeder Preis steht einzeln am Produkt, schon deshalb kann es keine Tabelle sein. Es sind ca 800 Preise in Euro die jetzt für Großbritannien in Pfund aus einer Excel Preisliste übertragen werden sollen. Die Kollegen in USA arbeiten mit einem PlugIn das AutoPrice for InDesign heißt. Ist aber natürlich alles auf englisch! Ich dachte, es gäbe eine deutsche Alternative!
Dank an Alle!
...
Kreher
5. Mär 2007, 16:36
Excel: Dopplete Einträge löschen
Hallo

Ich hoffe, jemand kann mir bei einem Excel-Problem helfen:

Ich als habe eine lange Liste (nur Text) mit verschiedenen Spalten. In der ersten Spalte taucht ein Oberbegriff mehrmals hintereinander auf.

Ist es möglich, dass Excel automatisch doppelte Inhalte löscht und den Begriff nur in der ersten Zelle stehen lässt?

Ich hoffe, ich habe das Problem anschaulich genug geschildert. Und noch mehr hoffe ich, dass es eine Lösung gibt. Bis jetzt musste ich die doppelten Einträge immer von Hand löschen und das waren hunderte...

jp
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jpr
6. Sep 2007, 21:44
Mit Excel verknüpfte aktualisierbare Tabellen in Indesign
Hallo im Forum,
Tabellen mit statistischen Daten veröffentlichen ist unser "Täglich Brot".
Daher wie angekündigt hier ein kleiner Erfahrungsbericht.

Wir arbeiten mit ID CS2 mit den Table- und Cell-Styles von TeacupSoftware. Da diese Technologie sich in CS3 intern wiederfindet, bleibt mir die Hoffnung, dass das hier auch für CS3-Nutzer in Teilen interessant ist.

1) Ausschließlich beim ersten Import kann Arbeitsblattname und Zellbereich ausgewählt werden.
Indesign bietet als Standard das erste Arbeitsblatt und den dort verwendeten Zellbereich an.

Excel-Exkurs: Verwendeter Zellbereich hat nichts damit zu tun, welchen Zellbereich die Tabelle wirklich umfasst.
Deshalb sollten in der XLS alle nicht benötigten Zeilen und Spalten gelöscht werden. Den Erfolg dieser Maßnahme kann man nach "Speichern unter" der XLS mit den Tasten Strg+Ende kontrollieren: Es sollte dann als untere rechte Ecke die letzte zur Tabelle gehörige Zelle aktiv sein.
Beginn in A1 ist natürlich auch Pflicht.
Warum? Wird beim Erstimport der Zellbereich nicht editiert, dann ist Indesign beim Aktualisieren intelligent gegenüber evtl. Veränderungen der Zahl der Zeilen und Spalten!

2) Der Stand der Tabelle im Textrahmen ist von dem Objektstil abhängig, der als Standard für neue Textrahmen ausgewählt ist. Beim Aktualisieren wird also ein dem Textrahmen zugewiesener Objektstil ignoriert.
Sollen z.B. bei einem Doppelseiten-Layout die Tabellen links bzw. rechtsbündig stehen, nützen spezielle Objektstile also wenig, wenn das Doku ab und zu in einem Ritt aktualisiert werden soll. Abhilfe schafft hier nur das Aufziehen des Rahmens auf volle Tabellenbreite.

3) Tabellen haben häufig eine identische Struktur. Damit hier Wiederholungen beim Layout gespart werden können, muss in die Excel-Dateiorganisation eingegriffen werden:
Beispiel: Sachverhalt1 in Datei1 mit vier Arbeitsblättern, für jedes Quartal eines. Dasselbe für Sachverhalt2.
Alle 8 Tabellen sollen in ID gesetzt werden. Da macht man in diesem Fall dann 8 Mal Layout, obwohl jeweils 4 Strukturen vollkommen identisch sind.
Mit einem Umbau der XLS kann man das auf 2 Mal reduzieren:
4 XLS (eine je Quartal) mit 2 Arbeitsblättern (eines je Sachverhalt). Bei identischen Arbeitsblattnamen und Zellbereichen in jeder Datei reichen 2 Tabellen-Layouts.
Dann folgt nur noch: Tabelle SV1Q1 kopieren, an Position SV1Q2 einfügen, Verknüpfung ändern: Datei Q2 auswählen, usw. fertig.

Ich höre Einspruch: "Das gilt natürlich nur, wenn unbedingt verschiedene Absatzformatierungen in den Zellen erforderlich sind. Kommt es nur auf Zelleigenschaften (Linien, Zeilenhöhe, Spaltenbreite etc.) an, kann man sich den Aufwand sparen."
Also doch Variante eins: Tabelle kopieren, Datei>Platzieren(mit "Ausgewähltes Objekt ersetzen"), Gleiche Datei auswählen, aber Arbeitsblatt für 2. Quartal nehmen, fertig!
Gemach: Aktualisieren Sie doch mal! Fehlermeldung? woher denn? alles bestens! Nur: Q2 hat auch die Zahlen von Q1!! Ein herrlicher Bug, (längst gemeldet) in CS3 immer noch??

4) Schnell sind mal nicht formatierte Zellen übersehen. Wir beginnen immer mit einem Basisformat über die gesamte Tabelle. Das beseitigt alle Linien und hinterlegt eine Farbe. Erst danach kommen die eigentlich vorgesehenen Zellformate für Vorspalten, Zahlenkörper, Tabellenkopf und
-überschriften dran.

5) Köpfe statistischer Tabellen sind häufig sehr komplex, haben also viele horizontale Linien und die noch unterschiedlich für die jeweiligen Zahlenspalten. Da ist der typografisch korrekte Stand der Kopfzeilen schnell im Eimer, denn wie Zellhöhe auch definiert wird (fest, oder in Abhängigkeit vom Absatzformat etc.), es kommt immer die Linienhöhe der Zelle hinzu.
Wir arbeiten daher prinzipiell ohne Linien im Zellformat (0 pt UND Typ: Keine) und generieren Kopflinien über das Absatzformat des Zellstiles.

6) Mehrseitige Tabellen sind an der Tagesordnung. Undenkbar, dass im Kopf auf den Folgeseiten das "Noch: " fehlt und nicht auch mit einem anderen Absatzformat dargestellt wird.
Also lesen wir zwei Köpfe aus der Excel-Datei ein:
Vor der ersten Zeile mit der Überschrift werden in der XLS so viele Zeilen eingefügt, wie Überschrift und Tabellenkopf benötigen. Dann werden die nach unten gerutschte Überschrift und der Tabellenkopf markiert und ab der ersten Zelle A1 wieder eingefügt:
Im ersten Schritt nur das Format und im zweiten eine Verknüpfung auf den "echten" Kopf.
Der Verweis auf die Überschrift wird um das bei uns gewünschte "Noch: " ergänzt und dann werden diese Zeilen des Noch-Kopfes wieder ausgeblendet. Voila: XLS sieht aus wie vorher.
In ID bedarf es eines Table-Styles mit der einzigen Eigenschaft: x Zeilen sind Kopfzeilen und gesetztem Häkchen bei "Erste auslassen".
Dann noch die Reihenfolge beachten: Erst die Noch-Kopfzeilen markieren und als Kopfzeilen umwandeln, dann Table-Style zuweisen. Folge: Tabelle beginnt mit "richtigem" Kopf auf allen anderen Seiten ist der Folgekopf.

Ich habe gelesen ,glaube, bei Ulrich-Media?, dass bei CS3 Kopfzeilen bei mit XLS verknüpften Tabellen zumindest beim Aktualisieren nicht funktionieren.
Das wäre für uns Grund genug, bei CS2 zu bleiben, selbst wenn wir das Geld für CS3 hätten.

7) Unsere Vorspalten haben i.d.R. Führungspunkte.
Lösung 1: Ein Script, dass in der Auswahl nach Absatzformaten sucht, die im Namen die Zeichenkette "_mP" haben. Das Script setzt dann einen Abstand und den Tabulator für Einzug rechts ein.
Lösung 2: Im verschachtelten Absatzformat werden die japanischen Punkte für die Führungspunkte vergewaltigt. Ziemlich tricky, da ja auch Zeilenumbrüche in der Vorspalte gang und gäbe sind. Stammt nicht von mir, deshalb belasse ich es hier bei der Beschreibung. Bei Interesse lasse ich hier "aufbohren".

8) Bestimmte Zeilen müssen auch in Tabellen zusammengehalten werden. Ausgerechnet die Umbruchoptionen der Zelle unterstützen die Cell-Styles aber nicht. Da hilft nur Manipulation an der Höhe des Textrahmens.

Ich hoffe, einiges hilft und trägt zu weiteren Ideen hier in diesem Forum bei, so dass auch ich wieder profitiere.

Ich nehme den Freitag ab sofort wörtlich!
Gruß Klaus
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Klaus Neubert
31. Aug 2007, 15:02
Mehrsprachige Broschüre aus Datenbank (Excel?) in InDesign generieren
@ Martin: gut, dass das mal einer mit Geralds Beitrag so festgestellt hat. Es ist gut, dass es ihn gibt und das man ihn einmal gelesen hat, aber das wars auch schon ;-)

@ewe: Um Kurt wenigestens ein klein wenig recht zu geben: In der Tat wäre hier das Betriebssystem wichtig gewesen, da z.B. ModeS von Inforvision nur für Windows erhältlich ist.

Wenn bereits jetzt schon die Daten da sind, wird wohl in der Praxis kaum Zeit dafür da sein, sich in ein zusätzliches Programm einzuarbeiten. > Die Arbeit zu Fuß dürfte wahrscheinlich schneller und nervenschonender sein. Nicht zu vergessen, dass die Kosten für ein Database Publishing Programm ala ModesS erstmal aufgebracht werden müssen.

Alternativen zu ModeS weil günstiger Easy Catalog und Incatalog (die können dann aber auch weniger). Die Entscheidung fällt letztendlich im Aufbau deiner Daten. > Sehen die Seiten gleich aus, wechselt das Layout ständig, produzierst du die Broschüren nur einmal ...

@ Martin: leider hast nicht nur du keine Antwort darauf, ob der Austausch sinnvoll zu regeln ist. Dies wäre aber z.B. ein Thema für das hds-WE an dem man sich mal die Zähne ausbeisen kann (das letzte Mal hatten wir Colormanagement) ...
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Kai Rübsamen
10. Aug 2006, 10:10