Also, folgendes Szenario wäre mit eurer Ausstattung denkbar (mit ein klein wenig Schützenhilfe).
1. Ihr verwendet RGB Bilder.
2. Ihr layoutet keine Sachen die in den Beschnitt gehen (Beschnitt bezeichnet man einen Bereich (normalerweise von 3mm) aussen um das eigentliche Seitenformat, das bei Seitenobjekten wie Bildern oder Flächen, noch mit Bild und Fläche zu versehen ist, damit bei der Druckweiterverarbeitung, nicht am Rand der Seite weiße Lücken auftauchen, weil nicht 100%ig exakt an der Seitenkante geschnitten wurde. Wenn keine Objekte auf den seiten bis an den Rand der Seiten reichen, ist der Beschnitt hinfällig, weil eben nichts drauf wäre.
3. Ihr erzeugt am Ende ein PDF, das noch nicht den PDF/X-3 Spezifikationen entspricht, und bittet hier jemanden, es euch nach CMYK (also 4-farbig) und PDF/X-3 Standard zu konvertieren.
PDF/X-3 ist eine spezielle Art, PDFs zu erzeugen, die in dieser Form auch sicher druckbar sind.
DIe Schriften einzubetten bedeutet, das die für das PDF verwendeten Schrift, mit in das PDF eingebettet werden, so das beim jeweiligen Betrachter genau diese Schriften für die Anzeige und auch das Drucken des PDFs verwendet werden, und nicht die Schriften die der jeweilige Betrachter auf seinem Rechner installiert hat (oder auch nicht, dann wird das Ergebnis ganz ungewiss, wenn die Schriften nicht eingebettet sind).
Alternative wäre, sich eine Trialversion von Indesign zu laden und zu installieren, aber da vergeht wieder einiges an Zeit (eurer und unserer) für die Einarbeitung, weil es ein sehr mächtiges Werkzeug ist.
Kostenfreie Version wäre noch das Layouten mit Scribus:
http://www.scribus.net/canvas/Scribus Das kann laut obiger Homepage, alles was ihr braucht. (CMYK, PDF Export, Beschnitt)