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Mit Excel verknüpfte aktualisierbare Tabellen in Indesign

Klaus Neubert
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31. Aug 2007, 15:02
Beitrag # 1 von 7
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Hallo im Forum,
Tabellen mit statistischen Daten veröffentlichen ist unser "Täglich Brot".
Daher wie angekündigt hier ein kleiner Erfahrungsbericht.

Wir arbeiten mit ID CS2 mit den Table- und Cell-Styles von TeacupSoftware. Da diese Technologie sich in CS3 intern wiederfindet, bleibt mir die Hoffnung, dass das hier auch für CS3-Nutzer in Teilen interessant ist.

1) Ausschließlich beim ersten Import kann Arbeitsblattname und Zellbereich ausgewählt werden.
Indesign bietet als Standard das erste Arbeitsblatt und den dort verwendeten Zellbereich an.

Excel-Exkurs: Verwendeter Zellbereich hat nichts damit zu tun, welchen Zellbereich die Tabelle wirklich umfasst.
Deshalb sollten in der XLS alle nicht benötigten Zeilen und Spalten gelöscht werden. Den Erfolg dieser Maßnahme kann man nach "Speichern unter" der XLS mit den Tasten Strg+Ende kontrollieren: Es sollte dann als untere rechte Ecke die letzte zur Tabelle gehörige Zelle aktiv sein.
Beginn in A1 ist natürlich auch Pflicht.
Warum? Wird beim Erstimport der Zellbereich nicht editiert, dann ist Indesign beim Aktualisieren intelligent gegenüber evtl. Veränderungen der Zahl der Zeilen und Spalten!

2) Der Stand der Tabelle im Textrahmen ist von dem Objektstil abhängig, der als Standard für neue Textrahmen ausgewählt ist. Beim Aktualisieren wird also ein dem Textrahmen zugewiesener Objektstil ignoriert.
Sollen z.B. bei einem Doppelseiten-Layout die Tabellen links bzw. rechtsbündig stehen, nützen spezielle Objektstile also wenig, wenn das Doku ab und zu in einem Ritt aktualisiert werden soll. Abhilfe schafft hier nur das Aufziehen des Rahmens auf volle Tabellenbreite.

3) Tabellen haben häufig eine identische Struktur. Damit hier Wiederholungen beim Layout gespart werden können, muss in die Excel-Dateiorganisation eingegriffen werden:
Beispiel: Sachverhalt1 in Datei1 mit vier Arbeitsblättern, für jedes Quartal eines. Dasselbe für Sachverhalt2.
Alle 8 Tabellen sollen in ID gesetzt werden. Da macht man in diesem Fall dann 8 Mal Layout, obwohl jeweils 4 Strukturen vollkommen identisch sind.
Mit einem Umbau der XLS kann man das auf 2 Mal reduzieren:
4 XLS (eine je Quartal) mit 2 Arbeitsblättern (eines je Sachverhalt). Bei identischen Arbeitsblattnamen und Zellbereichen in jeder Datei reichen 2 Tabellen-Layouts.
Dann folgt nur noch: Tabelle SV1Q1 kopieren, an Position SV1Q2 einfügen, Verknüpfung ändern: Datei Q2 auswählen, usw. fertig.

Ich höre Einspruch: "Das gilt natürlich nur, wenn unbedingt verschiedene Absatzformatierungen in den Zellen erforderlich sind. Kommt es nur auf Zelleigenschaften (Linien, Zeilenhöhe, Spaltenbreite etc.) an, kann man sich den Aufwand sparen."
Also doch Variante eins: Tabelle kopieren, Datei>Platzieren(mit "Ausgewähltes Objekt ersetzen"), Gleiche Datei auswählen, aber Arbeitsblatt für 2. Quartal nehmen, fertig!
Gemach: Aktualisieren Sie doch mal! Fehlermeldung? woher denn? alles bestens! Nur: Q2 hat auch die Zahlen von Q1!! Ein herrlicher Bug, (längst gemeldet) in CS3 immer noch??

4) Schnell sind mal nicht formatierte Zellen übersehen. Wir beginnen immer mit einem Basisformat über die gesamte Tabelle. Das beseitigt alle Linien und hinterlegt eine Farbe. Erst danach kommen die eigentlich vorgesehenen Zellformate für Vorspalten, Zahlenkörper, Tabellenkopf und
-überschriften dran.

5) Köpfe statistischer Tabellen sind häufig sehr komplex, haben also viele horizontale Linien und die noch unterschiedlich für die jeweiligen Zahlenspalten. Da ist der typografisch korrekte Stand der Kopfzeilen schnell im Eimer, denn wie Zellhöhe auch definiert wird (fest, oder in Abhängigkeit vom Absatzformat etc.), es kommt immer die Linienhöhe der Zelle hinzu.
Wir arbeiten daher prinzipiell ohne Linien im Zellformat (0 pt UND Typ: Keine) und generieren Kopflinien über das Absatzformat des Zellstiles.

6) Mehrseitige Tabellen sind an der Tagesordnung. Undenkbar, dass im Kopf auf den Folgeseiten das "Noch: " fehlt und nicht auch mit einem anderen Absatzformat dargestellt wird.
Also lesen wir zwei Köpfe aus der Excel-Datei ein:
Vor der ersten Zeile mit der Überschrift werden in der XLS so viele Zeilen eingefügt, wie Überschrift und Tabellenkopf benötigen. Dann werden die nach unten gerutschte Überschrift und der Tabellenkopf markiert und ab der ersten Zelle A1 wieder eingefügt:
Im ersten Schritt nur das Format und im zweiten eine Verknüpfung auf den "echten" Kopf.
Der Verweis auf die Überschrift wird um das bei uns gewünschte "Noch: " ergänzt und dann werden diese Zeilen des Noch-Kopfes wieder ausgeblendet. Voila: XLS sieht aus wie vorher.
In ID bedarf es eines Table-Styles mit der einzigen Eigenschaft: x Zeilen sind Kopfzeilen und gesetztem Häkchen bei "Erste auslassen".
Dann noch die Reihenfolge beachten: Erst die Noch-Kopfzeilen markieren und als Kopfzeilen umwandeln, dann Table-Style zuweisen. Folge: Tabelle beginnt mit "richtigem" Kopf auf allen anderen Seiten ist der Folgekopf.

Ich habe gelesen ,glaube, bei Ulrich-Media?, dass bei CS3 Kopfzeilen bei mit XLS verknüpften Tabellen zumindest beim Aktualisieren nicht funktionieren.
Das wäre für uns Grund genug, bei CS2 zu bleiben, selbst wenn wir das Geld für CS3 hätten.

7) Unsere Vorspalten haben i.d.R. Führungspunkte.
Lösung 1: Ein Script, dass in der Auswahl nach Absatzformaten sucht, die im Namen die Zeichenkette "_mP" haben. Das Script setzt dann einen Abstand und den Tabulator für Einzug rechts ein.
Lösung 2: Im verschachtelten Absatzformat werden die japanischen Punkte für die Führungspunkte vergewaltigt. Ziemlich tricky, da ja auch Zeilenumbrüche in der Vorspalte gang und gäbe sind. Stammt nicht von mir, deshalb belasse ich es hier bei der Beschreibung. Bei Interesse lasse ich hier "aufbohren".

8) Bestimmte Zeilen müssen auch in Tabellen zusammengehalten werden. Ausgerechnet die Umbruchoptionen der Zelle unterstützen die Cell-Styles aber nicht. Da hilft nur Manipulation an der Höhe des Textrahmens.

Ich hoffe, einiges hilft und trägt zu weiteren Ideen hier in diesem Forum bei, so dass auch ich wieder profitiere.

Ich nehme den Freitag ab sofort wörtlich!
Gruß Klaus
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Mit Excel verknüpfte aktualisierbare Tabellen in Indesign

Kai Rübsamen
  
Beiträge gesamt: 4663

1. Sep 2007, 02:44
Beitrag # 2 von 7
Beitrag ID: #310601
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Hallo und vielen Dank für deinen Beitrag. Ich bin sicher, dass er dem einen oder anderen weiterhilft.

Gruß Kai Rübsamen


als Antwort auf: [#310558]

Mit Excel verknüpfte aktualisierbare Tabellen in Indesign

klein-oscar
Beiträge gesamt: 1

8. Feb 2008, 20:49
Beitrag # 3 von 7
Beitrag ID: #335885
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Hallo Klaus,
Du hast schon lange Deine Ausführungen dankenswerterweise hier eingestellt.
Ich finde bisher keinen Hinweis zu meinem Anliegen, habe schon alles hier durchforstet, glaube aber hier evtl. richtig zu sein.

Hast Du auch schon mit InD CS2 4.05 MACOSX Probleme gehabt?
Wir hatten jetzt Excel-Tabellen, die wir in Indesign geladen haben und da wurden Zahlen tatsächlich aufgerundet! InDesign hat die Zahlen "nicht einfach" übernommen, egal, was man beim Import als Option angewählt hat. Auf Win XP war das gar kein Thema und es hat einwandfrei geklappt.
Ist der Fehler bekannt? Könnte man ihn umgehen?
Über eine Antwort würde ich mich sehr freuen. Wir bearbeiten nämlich gerade Geschäftsberichte und das bremst ja die Laune ungemein:-)
Vielen DANK!


als Antwort auf: [#310558]

Mit Excel verknüpfte aktualisierbare Tabellen in Indesign

Klaus Neubert
Beiträge gesamt:

11. Feb 2008, 08:04
Beitrag # 4 von 7
Beitrag ID: #336083
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hallo klein-oscar,
wir arbeiten in unserem Amt ausschließlich mit XP.
Privat sind "meine" Grafiker aber auf MAC unterwegs und die haben derartiges bisher nicht festgestellt.
Ich habe ein Bauchgrummeln mit ähnlichen Erfahrungen auf XP, weiß aber nicht, ob da Rundungen zum Erscheinungsbild gehörten:
Wir hatten den Fehler gemacht, beim Import, an den Formatierungsparametern herumzuspielen und die "Anzahl der anzuzeigenden Dezimalstellen" verändert.
Der Text dieser Eigenschaft in der deutschen ID-Version ist falsch. Hier wird die Anzahl der MAXIMAL angezeigten Dezimalstellen vereinbart. Wenn es also keine Layout-Gründe gibt, sollte hier immer ein Zahlenwert stehen, der größer ist als die in allen Tabellen vorkommende maximale Anzahl von Dezimalstellen. Dann muss man sich um die Einstellung dieses Parameters nicht mehr kümmern.
Aber ob das für Dein Problem hilfreich sein könnte, bleibt auf der Ebene von einem Schuss ins Blaue.

Gruß Klaus


als Antwort auf: [#335885]

Mit Excel verknüpfte aktualisierbare Tabellen in Indesign

Klaus Neubert
Beiträge gesamt:

25. Jun 2008, 13:28
Beitrag # 5 von 7
Beitrag ID: #355684
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Hallo InDesign-Gemeinde,
wir sind in unserem Amt wieder ein Stückchen schlauer geworden in Sachen Tabellen-Import und -Aktualisierung aus Excel:
Schon einfachste Änderungen in Excel (z.B. Wechsel des Arbeitsblattnamens) führen beim Aktualisierungsversuch in InDesign zur Fehlermeldung:
Die Verknüpfung für "..." kann nicht aktualisiert werden.
Platzieren Sie das Dokument erneut, um die Verknüpfung zurückzusetzen.

Bisher haben wir zähneknirschend die Tabelle gelöscht, neu eingelesen mit Verknüpfung und die Formatierung wiederholt.

Es gibt einen Workaround:
- Tabelle in einem neuen Textrahmen mit Verknüpfung einlesen
- Im defekten Textrahmen das Tabellenobjekt markieren und kopieren
(also nicht mit Textcursor alle Zellen der Tabelle auswählen;
diese Kopie enthält zumindest bei ID 4.05 keine T&C-Zellformate)
- im neu angelegten Rahmen mit der korrekten Verknüpfung das dort stehende Tabellenobjekt damit ersetzen
- der neue Textrahmen enthält jetzt wieder die Tabelle mit allen Zellformaten und kann aktualisiert werden.

Gruß Klaus


als Antwort auf: [#310558]

Mit Excel verknüpfte aktualisierbare Tabellen in Indesign

Beate
Beiträge gesamt: 85

30. Okt 2008, 16:21
Beitrag # 6 von 7
Beitrag ID: #372553
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Hallo Klein Oscar!
Genau dein Problem mit aufgerundeten Zahlenwerten am MAC hab ich auch - ich weiß, dass schon einige Zeit vergangen ist, aber vielleicht kennst Du mittlerweile die Lösung?

Wäre toll, wenn du mir schreibst.

[email protected]
Herzliche Grüße

MACOS Catalina 10.15.1


als Antwort auf: [#335885]

Mit Excel verknüpfte aktualisierbare Tabellen in Indesign

hstoessel
Beiträge gesamt: 27

20. Jul 2009, 09:00
Beitrag # 7 von 7
Beitrag ID: #402497
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Hallo

Wir haben einen Workflow, bzw. ein eigenes Plugin, mit dem Daten in InDesign-Tabellen mit aktuellen Werten aus Exceltabellen aktualisiert werden. Das Ganze läuft nicht über den InDesign-Mechanismus, die Werte werden explizit aktualisiert unter Beibehaltung der Formatierung.

Hans


als Antwort auf: [#372553]
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Ja

Organisator: Digicomp Academy AG

Kontaktinformation: Kundenberater-Team, E-Mailkundenberatung AT digicomp DOT ch

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